Tips Memanage Karyawan/Staff

Menurut Kevin Dwyer, pendiri dari Change Factory – sebuah change management consulting firm, untuk memanage performance dari karyawan / staff anda diperlukan teknik dan attitude. Teknik pertama adalah menetapkan “standard of performance”. Ini adalah standard minimum dimana seseorang tidak boleh tidak harus mencapainya. Tak seorang karyawan /staff pun yang boleh tidak mencapai standard ini tanpa harus mengikuti konseling. Standard of performance ini meliputi hal-hal seperti tingkat keselamatan personal dan team (team & personal safety), kejujuran dan tingkat kehadiran. Standard of performance harus juga meliputi ukuran-ukuran yang berhubungan langsung baik dengan pekerjaan seseorang secara individual (individual work role) dan juga tujuan dari organisasi (organization goal). Standard of performance yg minimum harus ditetapkan untuk parameter-parameter seperti penyelesaian proyek, tingkat penjualan, biaya, atau tingkat kualitas. Dengan tidak menetapkan parameter-parameter seperti di atas, sama saja dengan mengatakan pada karyawan/ staff anda bahwa tanggung jawabnya hanyalah masuk kerja, tidak membahayakan keselamatan diri sendiri atau rekan kerja, dan tidak mencuri.

Teknik kedua berhubungan dengan yang dijelaskan di atas, yaitu menetapkan target untuk masing-masing karyawan / staff. Target ini disetujui bersama untuk parameter-parameter yang sama ataupun penjabaran lebih jauh dari parameter yang telah ditetapkan sebagai standard of performance di atas. Target-target ini ditetapkan berdasarkan kompetensi aktual atau kompetensi yang diharapkan dari seorang karyawan. Sebagai contoh, seorang sales trainee tidaklah diharapkan untuk menghasilkan tingkat penjualan seperti seorang sales senior. Akan tetapi bagaimanapun juga mereka diharapkan untuk menjual. Bila mereka tidak bisa melakukannya, maka mereka harus mempertimbangkan profesi yang lain.

Teknik ketiga adalah memberi feedback dan coaching untuk meningkatkan performance. Feedback haruslah dilakukan segera, saat standard yang sudah ditetapkan dilanggar ataupun target tidak tercapai. Feedback tersebut haruslah spesifik dan haruslah dikomunikasikan dalam bahasa yang cocok dengan penerima feedback. Coaching dilakukan antara lain dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan, menggunakan data independent dan mengutarakan kelemahan/kekurangan karyawan dengan jelas. Karyawan dapat juga diminta untuk secara jujur menilai performance diri mereka sendiri dan membandingkannya dengan tingkat performance yang ingin mereka capai. Selain itu, coaching juga harus menghasilkan komitmen dari karyawan/ staff anda mengenai hal apa yang mereka siap untuk berubah, support apa yang mereka butuhkan untuk melakukan perubahan tersebut, dan jangka waktu untuk melakukan perubahan dimaksud.

Banyak orang yang berjuang mempelajari cara memberikan feedback dan coaching, ketika mereka menjadi pemimpin. Akan tetapi, teknik saja tidaklah cukup.

Memimpin orang untuk memberikan performance yang akan membuat sebuah organisasi mencapai tujuannya, membutuhkan attitude yang benar dari seorang pemimpin. Dalam memanage performance dari karyawan/ staffnya, pemimpin tersebut haruslah bersifat insistent, persistent dan juga consistent.

Bersifat insistent, berarti si pemimpin harus menuntut sebuah standard of performance yang minimal. Dengan menuntut sebuah standard minimal, batas antara yang dapat diterima dangan yang tidak dapat diterima menjadi jelas. Jika sang pemimpin bersifat insistent, maka para karyawan / staff akan mengatur sendiri perilakunya. Standard yang dituntut harus meliputi juga indikator performance bisnis, bukan hanya misalnya tingkat keamanan atau keselamatan saja.

Pemimpin juga harus bersifat persistent. Jika pemimpin hanya menuntut pemenuhan standard bila sesuatu berjalan salah, atau karena sesuatu hal saat itu mereka sedang menjadi perhatian, maka karyawan akan menyadari bahwa sebenarnya tidak ada standard of performance. Mereka tidak akan mengatur perilaku mereka melebihi kepercayaan mereka sendiri tentang apa yang benar dan yang salah. Sekumpulan karyawan seperti ini akan susah dimanage, dan sang pemimpin biasanya akan mengeluh tentang bagaimana kultur perusahaan mencegah pencapaian tujuan.

Pemimpin harus memberikan target yang tepat, yang akan membuat karyawan memberikan yang terbaik, dan kemudian memberikan feedback dan coaching apabila target tersebut tidak tercapai atau standard telah dilanggar.

Pemimpin juga harus consistent. Biarpun yang tidak mencapai target adalah mereka yang selama ini mempunyai performance yang baik, sang pemimpin tetaplah harus memberikan perlakuan yang sama. Di lain pihak jika ada karyawan yang selama ini performancenya buruk, telah melakukan perubahan dan berjuang memenuhi target dan memastikan tidak ada standard yang dilanggar, hal ini bukanlah alasan untuk melakukan “wild celebration” atau sebaliknya ketidakpedulian. Saat itulah waktunya untuk memberikan penghargaan yang sama yang selayaknya diberikan sang pemimpin bila ada karyawan yang menunjukkan perilaku seperti itu.

Memanage performance karyawan/ staff bukan hanya berkaitan dengan perilaku mereka, tetapi juga berhubungan dengan perilaku sang pemimpin.